導入公證系統前，公證人最常問的事

這題問的人很多，而且幾乎都帶著同一種擔心：還沒開始賺錢，先花一筆錢會不會太衝動。

我們的經驗剛好相反。籌備期正是最有空慢慢摸的時候——開業之後客人就在眼前，你不會有心情研究一套新系統。之前也有公證人在受訓期間就先拿我們的系統整理資料，等到正式開業那天，該建的檔案已經在裡面了。

至於保固，我們採寬鬆認定，通常從你開業的下一個年度才開始起算。換句話說，提早開始使用並不會把保固期先用掉。

如果你還在觀望，也可以先約個時間看我們操作一次再決定，不用急著付任何費用。

我們有好幾種方案，對應不同狀況的客戶——剛開業資金還沒鬆的、同期想一起導入的、已經開業想直接上軌道的，都有配合的方式。

這裡不放數字，但規則沒有藏：三種取得方式怎麼選、什麼不用另外付、什麼時候付、保固從什麼時候起算——都寫在費用方案那一頁了。不揭價，不等於不透明。

因為每個人的狀況不一樣，建議您直接跟我們聯繫、了解一下。不用有壓力，聊過覺得不合適也沒關係。

付款的時程我們也很有彈性。開業初期要租辦公室、做鋼印、買設備，開銷本來就集中，很多人是還沒開始有收入就要先決定系統。所以想先付、或想等正式開業有營收再付，都可以談。我們希望你導入系統是工作上的助力，不是壓力。

如果你想先自己抓個量級，文書時間與人力成本試算可以填四個數字，看看行政作業一年花掉你多少時間與人力價值。不必留下試算結果，也不用填任何個人資料。

有，而且我們寧可先說清楚。

一、案件量很低，短期也不打算成長。系統省下來的是重複作業的時間，案件不多的時候，那個差距你不一定感覺得到。案件越多，差別才越明顯。

二、你已經有一套自己用得很順的作法。換工具一定要重新適應，如果現在的流程沒有讓你痛，硬換反而是干擾。

三、你希望系統幫你帶來案子。這點要老實講：系統不會增加你的案件量，它只會讓同樣的案件量少花你一些時間。要拓展業務，那是另一回事。

每個事務所的階段、規模、需求都不一樣。什麼時候合適，你自己最清楚；等你覺得時機到了，我們都在。

公證書、認證書、請求書、契約這些範本，原則上是由事務所自主管理。除了系統為了自動化需要的基本格式設計之外，內容本身你可以依自己的需求來決定。

我們的系統從面市到現在歷經兩代、大約二十年，目前仍持續在更新，導入的事務所五十家以上，北中南東都有。就這二十年的經驗來說，格式上沒有聽過什麼大問題。

不過如果你問的是某一份具體的規範，我這邊沒辦法很精準地掌握你指的是哪一份，與其在文字上臆測，不如 Demo 的時候直接對照畫面確認，那樣比較踏實。

報表可以用日期區間、案件類型去篩選產製。司法院的報表本身就有法定的資料格式要求，在那個範疇內，我們有針對不同事務所提供一些差異化的設定。

如果你想要的其實是「查詢」——想從各種角度把資料撈出來看——那個部分的彈性比報表更大。

這兩塊建議在 Demo 時實際操作給你看，比文字描述有感覺得多。

條碼掃描器目前是支援的，主要用來掃身分證背面的條碼，省下輸入時間，也降低打錯的機率。

另外有一個選用的加值模組，可能你會有興趣：它整合了證件辨識(身分證、居留證、健保卡、駕照)，證件拍過去資料就帶進來，不用一個欄位一個欄位打；同時也串了商工登記查詢(連動經濟部)和內政部身分證補換發查詢。

這個模組是選配，會有一筆年度的小額費用，但有足夠時間試用，你可以實際用過再決定要不要留。我們也不希望客戶做了用不上的投資——那樣心裡不會舒服。

可以，而且我們建議的順序就是這樣。

第一步是線上 Demo。不需要安裝任何軟體，我會透過螢幕分享實際操作給你看，你可以邊看邊問。時間大概抓半小時到一小時，看當天討論的細節多寡。

如果人數超過兩位，我們一般用 Google Meet；一對一的話，可以用免安裝的遠端連線工具，連線資訊隨機產生、關掉就斷。

第二步才是實際試用。你看過覺得大致符合需求，我們再進一步安裝、教學，讓你自己操作看看。這個過程不用費用，你也不用因為「試了會不會就得買」而有壓力。這個階段我們要做的是把正確詳實的資訊給你，讓你安心評估。

我們對系統的原始設計就是把資料庫建置在本地端，也就是安裝在你事務所內部的電腦。大量個資和營業秘密，大家都會介意、會擔心，這樣的配置會讓人比較安心。

系統雖然也允許部署在雲端環境，但坦白說我們自己不建議。放在網際網路上，無論再怎麼防護，畢竟是增加一些不必要的風險。

至於事務所端的防護，一般建議裝好防火牆和防毒軟體，平常少用來路不明的隨身碟或軟體、收信時留意可疑連結。光是這幾件事，就能把風險壓下來不少。

案件的文檔紀錄原則上可以永久保存，除非設備損壞導致資料毀損——而那部分有備援機制在守著。

系統允許在沒有網際網路的狀態下使用。即便連區域網路都沒有，本機仍然能運作。實務上要考量的反而是共用印表機或事務所其他電腦。

比較需要網路的是前面提到的加值模組(證件辨識、商工登記整合)。

至於你關心的「會不會被外面連進來」——因為系統本身預設就不對外連線，連我們自己也沒辦法隨時連進去，所以這個疑慮基本上是不存在的。需要維護或更新時，我們都會先跟事務所聯繫、約好時間再連線。

如果未來你有在家或帶筆電外出辦案的需求，我們也有對應的配套；只是基於資安考量，建議沒用到的時候把那個功能關起來。

我們的備份設計有三層，實際能做到哪幾層，要看事務所的設備配置：

第一層，同步備援。需要兩台電腦，單機的事務所可能沒辦法建置這一層。

第二層，定時備援。通常一天一到兩次，多半排在中午或夜間離峰時段，採週循環。備援當下電腦會稍微慢一點，但時間很短。如果下班會關機，大概一天一次；不關機就能做到一天兩次。

第三層，雲端備份。例如備份到 Google Drive 之類的空間。

關於勒索軟體，老實說：勒索病毒會對檔案加密，這種攻擊本身很難完全防範。不過我們的資料是存在資料庫裡，到目前為止還沒有碰過資料庫被勒索軟體攻擊的情況。萬一真的發生，還原會由我們這邊來作業——只要電腦電源正常、機器還能運作，通常都處理得掉。

這題我們正面回答，不迴避。

工程師在排除問題或維護時，可能需要短暫遠端連線，期間可能會看到部分資料內容。但「具備技術上可存取資料的能力」與「實際使用或查看資料」是兩回事——我們嚴格遵守保密義務與法律規範，不會主動查看、記錄或使用任何客戶個資。

講得更實際一點：這些資料對我們來說是風險而不是價值，失控的成本遠大於可以利用的價值。

除此之外還有幾層：系統資料中心設在各事務所內部，我們不會集中管理客戶個資；服務合約裡都載明保密條款；遠端維護有兩種架構，一種是事務所主機獨立部署、我們可於離峰時間維護，另一種是需要支援時才由事務所主動開啟權限，所有遠端操作事務所人員都可以即時監看。系統的監控項目只有「備份狀態」，不監控任何營業狀態或個資。

硬體需求沒有很高，一般中階以上的 PC 就可以順利運行。為穩定起見，建議選有三年保固的機種。主機的部分，如果預算許可，也建議搭一台 UPS(不斷電系統)，避免電力問題造成設備或資料損壞。

中古電腦：原則上五年內的中階以上電腦都可以用。如果只是開業前先熟悉系統、或提前整備資料，後續也可以把系統跟資料移到新電腦。

MAC：我們的系統建構在微軟的基底技術上，只能安裝在 Windows。要在 MAC 上用，通常得搭配虛擬機，還要考慮辦公室其他電腦與設備的相容性。技術上可行，但要多一層成本和風險，如果不是特別必要，建議還是選 Windows 環境。

這套系統的使用不需要什麼艱深的技術，通常對 Windows 有基本的操作能力就可以勝任。

上線初期真正需要的，是一點耐心和時間，去熟悉、習慣工具的介面和操作方式。只要肯固定花一些時間實際操作，你會發現它比想像中直覺。

而且你不是自己摸索——基本的操作教育訓練我們一定會做足，過程中有任何問題都可以隨時提出。

關於時間認定。我們碰過很多同期的公證人開業時間跨度超過大半年，有的年初、有的下半年，甚至跨年度。我們的認定一向從寬從鬆，一般有表達意願我們就算定，不會因為開業時間不同而受影響。

關於簡報時間。不用勉強把大家的時間湊在一起。平日上班時間、夜間或假日我們都可以配合，分兩場、三場也沒問題。

關於問題會不會太直接。這個階段我們的認知是：要提供大家充分而客觀的資訊，讓你們可以正確地判斷選擇。我們不會太介意最後是導入還是選了別的——畢竟每個人關心的角度和評價方式本來就不同。所以即使問題聽起來有點直接或冒昧，也非常歡迎提出。

直接找我們就好。基本的操作教育訓練我們一定會盡量做足，上線後遇到問題或操作上的疑問，也都隨時可以聯繫。

我們的服務時間是配合客戶的，晚上或假日也可以。因為我們知道，剛開業的公證人可能還在職、還在受訓，未必有很多空檔；如果還要彼此約時間，反而會耗掉你寶貴的時間。能給客戶最大的方便，一直是我們的態度。

安裝與維護一般透過 TeamViewer 這款遠端連線程式進行。TeamViewer 在資訊軟體服務業的市占率很高，我們有購買授權，用在客戶需要時遠端連線。